建立基本信息就像打地基一樣重要。地基打得怎么樣，決定你的樓層能蓋多高？一個企業的進銷存軟件運用怎么樣。大部分的進銷存軟件的客戶、供應商、產品信息都是采用樹形分類，所以，分類的合理與否就涉及到后面需要的報表能否出得來。
另外，基本信息建立必須遵循五個原則：
· 統一的編號規則。
· 統一的命名規則。
· 產品名稱、客戶名稱必須完整唯一。
· 專人負責在統一編號、命名規則下建立完整的產品名稱、客戶名稱。不允許出現客戶簡稱、產品簡稱等情況。
· 產品名稱必須是細化到最小的單元格。
舉例說明：
①商品名稱建議直接命名
例如：聯想電腦揚天系列T4900DI54G500G1G獨顯DVD刻錄。公式=品牌+產品+系列+具體型號、配置。這樣的命名方式可以避免產品名稱重復、不唯一，帶來庫存管理的混亂。
②客戶公司命名就堅持全名
例如：呼和浩特航擎電子有限公司，就必須命名為全名。避免呼和浩特航擎，航擎電子、航擎公司、呼市航擎等簡稱。否則你會發現，這樣的話應收款管理很混亂，呼和浩特航擎賬上掛著一筆應收，航擎電子賬上也有應收，航擎公司上也有應收，如何知道到底總的有多少應收呢？
③期初公司的銀行賬戶和老板、法人的私人賬戶必須分開
否則，老板要用錢直接就從公司賬戶里面支取，客戶什么時候打款過來也不清楚?，F金銀行肯定很混亂。雖然說公司的錢也是老板的錢，從規范的財務角度講，就算老板要用公司里面的錢，也得有憑證才從財務處支取，這樣，出納的現金、銀行日記賬才會清晰明了。
如期初庫存商品、期初應收、期初現金銀行等。
①錄入期初是手工帳和電腦賬銜接的過程，只有把期初的數據盡可能的盤點清楚，后面公司管理越容易理順。如果期初不準，后期的數據分析、報表查詢就沒有多大作用和意義了，因為期初數據不準，過程管理得再好，最后的數據也不準。
②必須在業務過程中逐步去調整數據，把軟件的賬面庫存和倉庫的實物庫存盤點核對清楚。通過期初庫存調整或庫存管理的報損、報溢來調整庫存。再把往來核對清楚、管理好應收應付、現金銀行等。
日常業務處理需注意這幾點：
① 管庫存的員工，一般不經手進貨類、出貨類單據，只需管好庫存商品數量即可，不能自己去做單子。
倉庫只需確保庫存商品不被偷、被盜、水淹，確保實物入庫數量、型號和入庫單數量、型號一致，確保出庫數量、型號和出庫單一致。發貨、配貨必須見單照單執行，準確無誤的發貨、配貨。
② 進貨和銷售必須分開，專人負責。
建議一人開采購單，一人審核、一人過賬；人手不夠的情況也可以一人開單，另外一人審核兼顧過賬。至少保障進貨有人負責、銷售有人負責、倉庫有人負責。各司其責，在自己崗位權限范圍內工作。
③ 管理往來的，負責把每一筆款項找到對應的出入庫單據，及時準確的勾兌，管理好客戶的信用額度、信用周期，統計出超期應收，簡單的做一些賬齡分析，資金周轉率等分析。
進銷存軟件除了錄入簡單的基礎數據以及日常幾張常用單據以外，別的什么都不用做，放心等待報表結果，可以確保報表數據及時準確的呈現給需要數據分析的領導。為企業的發展提供數據支持，提供參考建議。這就是進銷存軟件具有的使用效果，用戶無須操心里面復雜的統計公式，無須再拿著計算器或者算盤加加減減，只要通過單據形式把該錄入到軟件里的數據都正常錄入后，軟件就會自動進行運算，快速地給用戶展現一目了然的多維度、多角度的業務報表和財務報表。
多種角色和分工讓企業日常的工作能夠快速地落實到個人上，每人都可以方便地完成自己的工作，減少互相之間的牽連和等待，從而大大提高了企業內部的運作效率：
盡量讓銷售人員、采購人員、財務人員、倉管人員等多種角色都參與到軟件的管理中來；
銷售人員只負責貨品銷售方面的工作；
采購人員只負責貨品采購的工作；
財務人員專門記錄財務收支和進行帳戶管理；
倉管人員專門進行貨品管理；
